Penyusunan Dokumen SOP Pengiriman Data MBKM ITS ke PDDikti Mengacu pada Ketentuan Kantor Penjamin Mutu ITS

Abstract

Sebagai upaya untuk memenuhi IKU-PTN dan melaksanakan kewajiban sebagai perguruan tinggi, ITS harus mengirimkan data program Merdeka Belajar-Kampus Merdeka (MBKM) ke PDDikti. Proses bisnis ini menjadi bagian dari proses bisnis ITS yaitu Pemutakhiran Data Forum Lapangan (Forlap) Dikti. Pendataan MBKM yang dilakukan lintas unit kerja, membuat proses pelaporan MBKM ITS ke PDDikti tidak berjalan mulus. Permasalahan pun muncul diantaranya data tidak valid, data tidak lengkap dan kekeliruan pelaksanaan prosedur. Hal ini berdampak pada persentase keberhasilan pelaporan data MBKM ITS yang dilaporkan ke PDDikti berada di angka yang kecil. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan petunjuk aktivitas, mengidentifikasi unsur dokumentasi dan prosedur serta mengidentifikasi pihak yang terlibat pengiriman data MBKM ITS ke PDDikti. Selain itu, penelitian ini juga mengidentifikasi serta merespon risiko menggunakan metode HAZOP sehingga dapat mengurangi dampak negatif dari risiko dalam proses pengiriman data MBKM ITS ke PDDikti. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Selama penelitian, data yang digunakan adalah kondisi lapangan yang ada pada proses pengiriman data MBKM ITS ke PDDikti baik di unit kerja departemen maupun DPTSI. Dalam mengidentifikasi risiko, metode yang digunakan adalah analisis HAZOP. Sedangkan untuk menentukan aktivitas yang dilakukan didasarkan pada kebijakan, peraturan serta mutu baku dari setiap proses bisnis. Berdasarkan hasil analisis HAZOP, ditemukan risiko yang paling banyak terjadi dalam proses bisnis pengiriman data MBKM ITS ke PDDikti adalah risiko jumlah data yang diproses kurang dari yang seharusnya serta risiko formulir dokumentasi menyelesaikan pekerjaan di setiap prosedur tidak diisi oleh pelaksana. Selain itu dihasilkan dokumen pengiriman data MBKM ITS ke PDDikti dengan 5 hirarki yang terdiri dari kebijakan, framework dan standar, manual, dan prosedur serta formulir. Dengan adanya dokumen SOP dari hasil penelitian ini maka risiko yang muncul dapat diatasi dengan prosedur yang telah distandarisasikan dan persentase peningkatan pelaporan data MBKM ITS ke PDDikti dapat meningkat.

CC Licencing

Authors who publish with this journal agree to the following terms:
- Authors retain copyright and grant the journal right of first publication with the work simultaneously licensed under a Creative Commons Attribution License that allows others to share the work with an acknowledgement of the work's authorship and initial publication in this journal.
- Authors are able to enter into separate, additional contractual arrangements for the non-exclusive distribution of the journal's published version of the work (e.g., post it to an institutional repository or publish it in a book), with an acknowledgement of its initial publication in this journal.
- Authors are permitted and encouraged to post their work online (e.g., in institutional repositories or on their website) prior to and during the submission process, as it can lead to productive exchanges, as well as earlier and greater citation of published work (See The Effect of Open Access).